신고는 해야겠는데… 어떻게 써야 할까? 중소기업 직원이 안심하고 사용할 수 있는 ‘직장 내 괴롭힘’ 신고 가이드 만들기

1. 신고 절차, 직원이 “이건 믿을 수 있겠다” 느껴야 합니다

대부분의 중소기업은 직장 내 괴롭힘 신고 절차가 명문화되어 있지 않습니다. 그렇게 되면 직장 내 괴롭힘을 신고하고자 하는 직원도, 신고를 접수한 직원도 어떻게 해야할지 몰라 혼란이 생깁니다.

📌 신고 절차에 반드시 포함되어야 할 항목

• 신고 경로: 이메일, 익명 게시함, 내부 메신저, 또는 외부 위탁기관 등

• 접수 담당자: 인사담당자, 대표이사 직속 담당자 등 명확히 지정

• 신고 내용의 처리 흐름: 접수 → 조사 개시 → 결과 통보까지의 절차

• 비밀 유지 방침: 신고자 신원은 철저히 보호한다는 원칙 명시

직장 내 괴롭힘 신고를 할 때, 그리고 신고가 들어오면 누가, 언제, 무엇을 해야 하는가를 단계별로 시각화된 프로세스로 만들어두면 직원들은 훨씬 신뢰를 느낍니다.

2. 직장 내 괴롭힘 신고서는 객관적 기준으로 작성하도록 안내

1) 직장 내 괴롭힘의 3가지 요소에 따라

직장 내 괴롭힘이 법적으로 성립하기 위해서는 다음 3가지 핵심 요소가 모두 충족되어야 합니다. 이 기준을 직원 교육과 신고서 양식에 명확히 반영해야 합니다.

① 직장에서의 지위 또는 관계 등의 우위를 이용 : 직급이 같더라도 관계의 우위는 다를 수 있습니다. 우위성을 판단할 때는 하나의 요소만이 아니라, 사업장 내의 특성과 일반적인 사회적 상황도 고려해 판단합니다. 직무와 직급이 같았어도 한 명이 장기 근속자였다든지, 여러 명이 괴롭혔다든지, 근무평가나 인사조치의 권한은 없지만 업무 지시 권한이 있을 때 우위에 있다고 평가된 사례들도 있습니다.

② 업무상 적정 범위를 넘어 업무의 필요성을 벗어났거나, 필요성이 있더라도 그 수단이나 정도가 사회통념상 적절하지 않은지 확인하는 것입니다. ‘사회통념’은 시대에 따라 달라지기 때문에 회사 측에서도 좀 더 높은 기준에서 준비되어있을 필요가 있습니다.

③ 신체적 정신적 고통을 주거나 근무환경을 악화시킴

+ 지속적이고 반복적이었는가? 법은 지속성과 반복성을 괴롭힘의 요건으로 두지는 않았지만 실무에서 직장 내 괴롭힘 여부를 판단할 때는 이를 중요하게 고려할 수 있습니다. 폭언, 폭력, 모욕처럼 1회만으로 드러나지 않는 괴롭힘 사안에서 특히 그렇습니다.

👉 사전 교육 포인트: 위 3가지 기준을 모두 충족하여 업무 수행에 지장을 주는 행위가 직장 내 괴롭힘 신고 대상임을 안내하면, 신고자에게도 명확한 기준이 되고 악의적인 신고를 줄일 수도 있습니다.

2) 조사에 도움이 되는 객관적 정보를 묻는 형태로 양식 구성

직원들이 감정에 대한 내용보다는 객관적인 사실을 중심으로 신고할 수 있도록, 기업은 직장 내 괴롭힘 신고서 양식 자체를 조사에 유용한 정보를 묻는 형태로 구성해야 합니다.

👉 신고서 양식에 꼭 포함할 문구: "신고된 모든 내용은 관련 법령에 따라 비밀이 유지되며, 신고를 이유로 어떠한 불이익도 받지 않음을 약속드립니다."

이런 방식으로 신고가 이뤄지면, 회사는 신고 내용의 신빙성을 판단하기 쉬워지고 불필요한 오해나 직장 내 괴롭힘 역신고(명예훼손·무고 등) 리스크도 줄일 수 있습니다. 

3. 사전 교육을 통한 리스크 관리

직장 내 괴롭힘 신고 가이드와 절차는 반드시 전 직원 대상의 정기적인 교육을 통해 공유되어야 합니다.

• 교육 내용: 직장 내 괴롭힘의 3가지 판단 기준, 정확한 신고서 작성 방법, 그리고 조사 및 조치 과정에서 기업이 비밀 유지 및 2차 피해 방지 의무를 철저히 지킬 것임을 강조합니다.

• 교육의 법적 효력: 교육을 주기적으로 실시하고 그 기록을 남기는 것은 사건 발생 시 기업이 예방 의무를 성실히 이행했음을 입증하는 중요한 자료가 됩니다.

또 이 신고 절차를 문서로 만들어두고,  정기적으로 점검할수록 위험을 발견하기 쉬워집니다.

• 익명 설문조사  → 조직 내 괴롭힘 가능성을 조기에 감지할 수 있도록 분기별 또는 연 1~2회 무기명 설문으로 조직문화를 점검

• 외부 전문가 워크숍 → 조사위원이나 인사담당자를 대상으로 실제 사례 기반 교육 진행

4. 법무법인 슈가스퀘어: 정확한 가이드 구축부터 분쟁 해결까지

중소기업, 스타트업이 법적 기준을 만족시키면서도 조직 문화에 맞는 실질적인 직장 내 괴롭힘 신고 가이드라인을 자체적으로 마련하는 것은 쉽지 않습니다. 그럴 때 법무법인 슈가스퀘어와 상담하세요.

슈가스퀘어는 법무법인 슈가스퀘어는 기업의 설립부터 성장, 인수합병에 이르기까지 기업 생애주기 전반을 아우르는 기업법무에 전문성을 쌓아왔습니다. 특히 중소기업과 스타트업의 법률 리스크 관리에 특화되어 있고 ‘현실에서 작동하는 제도’를 만드는 데 강점을 가지고 있습니다.

법률 리스크를 최소화하는 신고 가이드라인 및 조사 매뉴얼 구축부터 직장 내 괴롭힘 신고 조사 대응까지! 슈가스퀘어와 함께하세요. 안심할 수 있는 법률 파트너가 되어드리겠습니다.

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